في هذا المقال، سنستعرض كل مصطلح بشكل كامل مع أمثلة عملية، لتخرج بفهم أوضح لكل منهما، ولماذا كلاً منهما مهم، وأيهما أنسب بناءً على طبيعة المهمة.
في هذا المقال
- ما هو دليل الإجراءات القانونية؟
- ما هي إجراءات التشغيل القياسية القانونية (SOP)؟
- ما الفرق بين دليل الإجراءات القانونية وإجراءات التشغيل القياسية (SOP)؟
- مثال من واقع سير العمل: مراجعة اتفاقية توريد
- كيف تساعدك شورى باستخدام دليل الإجراءات القانونية وإجراءات التشغيل القياسية؟
ما هو دليل الإجراءات القانونية؟
دليل الإجراءات القانونية هو دليل تشغيلي موحد تستخدمه شركات المحاماة والإدارات القانونية الداخلية (In-house)، بشكل رئيسي مع العقود والمستندات القانونية، إذ يعمل على توثيق الاستراتيجيات القانونية للمؤسسة، ومستويات تقبل المخاطر، ونقاط التفاوض، مما يتيح لفرق العمل القانونية صياغة الاتفاقيات ومراجعتها والتفاوض بشأنها باتساق، أيًا كان من يتولى المهمة، دون الحاجة إلى البدء من الصفر في كل مرة.
ناقشنا التعريف بشكل تفصيلي في مقال سابق، ولقراءة المزيد عن كل ما يخص دليل الإجراءات القانونية: ما هو دليل الإجراءات القانونية ولماذا هو ضروري للفرق القانونية؟
ما هي إجراءات التشغيل القياسية القانونية SOP؟
على الناحية الأخرى، إجراءات التشغيل القياسية القانونية هي عبارة عن تعليمات تشغيلية منظمة للغاية، خطوة بخطوة، تحدد كيفية تنفيذ مهمة إدارية أو قانونية روتينية قابلة للتكرار دون اختلاف.
وهنا أول ما يتبادر للذهن
أن التعريفين يكادان يكونان متطابقين، وهذا صحيح، ولكن هناك متغيرًا واحدًا فقط هو ما يجعل كل مصطلح منهما مستقلًا بذاته.
يمكن التفكير في دليل الإجراءات القانونية وكأنه دليل استراتيجي يمكن أن يتغير بناءً على المعطيات والسيناريوهات المختلفة، ولكن الناتج النهائي دائمًا يكون ضمن الحدود الآمنة، بما يراعي المصلحة النهائية للعميل أو الجهة.
أما إجراءات التشغيل القياسية القانونية، فهي بمثابة تعليمات تشغيلية شديدة التنظيم ومفصلة خطوة بخطوة، ويمكن اعتبارها بمثابة قائمة تحقق (Checklist)، وتحدد كيفية تنفيذ مهمة قانونية روتينية ومتكررة دون تفاوت في الأداء.
وهو ما يأخذنا إلى التفريق بينهما في الفقرة التالية بشكل أوضح.
ما الفرق بين دليل الإجراءات القانونية وإجراءات التشغيل القياسية SOP؟
يمكننا اعتبار أن إجراءات التشغيل القياسية القانونية تحدد سير العمل الإداري لمهمة ما من خلال خطوات صارمة، بينما يوضح دليل الإجراءات القانونية الاستراتيجيات والخيارات المرنة لتنفيذ تلك المهمة، وفيما يلي مقارنة أشمل:
ولن نكتفي بالمقارنة فقط، بل سنتناول تالياً مثال حي من واقع سير العمل القانوني يوضح كيف يكمل دليل الإجراءات القانونية وإجراءات التشغيل القياسية أحدهما الآخر.
مثال من واقع سير العمل: مراجعة اتفاقية توريد
لنفترض في مرحلة ما قبل تعاقد الجهة التي يعمل بها المحامي أو القانوني مع مورد برمجيات، يتعامل الفريق القانوني مع كلاً من إجراءات التشغيل القياسية ودليل الإجراءات القانونية، كلاً منهم حسب طبيعة المهمة والهدف النهائي
مثلاً في حال إجراءات التشغيل القياسية، يكون التنفيذ كالتالي حيث يقوم المساعد القانوني بـ:
- تسجيل العقد في نظام إدارة العقود الإلكتروني (CLM)
- التأكد من تطابق الاسم القانوني للمورد مع وثائقه الضريبية الصادرة من هيئة الزكاة والضريبة والجمارك
- إجراء فحص "تعارض المصالح" عبر قاعدة البيانات الداخلية
- تحويل ملف العقد تلقائياً إلى المحامي المسؤول بناءً على قيمة الصفقة
هنا لا يحتاج المساعد القانوني إلى اتخاذ قرار قانوني في كل خطوة؛ فهو يتبع مسار محدد مسبقًا أو بمعنى أصح، دائماً في اتجاه واحد.
أما في حال دليل الإجراءات القانونية فمبجرد وصول العقد الى مكتب المحامي المسؤول فيقوم بمراجعته وفقاً لدليل الإجراءات القانونية لمعرفة مدى تطابق البنود مع سياسات الشركة، فمثلاً في نفس العقد، يمكن لإحدى قواعد دليل الإجراءات أن تكون كالتالي:
عنوان القاعدة:
تحديد سقف المسؤولية التعاقدية (Limitation of Liability).
نقطة الانطلاق (القاعدة نفسها): يجب ألا يتجاوز سقف المسؤولية القانونية للشركة بأي حال من الأحوال إجمالي القيمة المالية السنوية للعقد محل التفاوض.
مثال توضيحي: إذا كانت القيمة السنوية لعقد توريد البرمجيات هي 100,000 ريال، فإن أقصى مبلغ يمكن للشركة تعويض المورد به في حال حدوث نزاع أو خطأ هو 100,000 ريال فقط.
الحالات غير المقبولة في القاعدة: يُمنع منعاً باتاً قبول بند "المسؤولية غير المحدودة"، أو الموافقة على تعويضات تزيد عن القيمة السنوية دون موافقة خطية مسبقة.
البديل (قابل للتفاوض): إذا رفض المورد نقطة الانطلاق، يجوز للمحامي التفاوض على رفع سقف المسؤولية تدريجيًا، على ألا يتجاوز ضعف الرسوم السنوية المستحقة بموجب العقد. وأي طلب يتجاوز هذا الحد يجب تصعيده إلى المستشار القانوني العام.
وكما اتضح، كانت هذه المهمة تتضمن قرارات قانونية تختلف بحسب الوقائع، لذلك كان دليل الإجراءات القانونية هو الأنسب للتعامل معها.
كيف تساعدك شورى باستخدام دليل الإجراءات القانونية وإجراءات التشغيل القياسية؟
شورى تمكنك من بناء كلاً منهم وتوحيد منهجية آداء المهام الروتينية منها والابداعية عن طريق ميزة دليل الإجراءات القانونية حيث توفر مسارين مختلفين لانشاء هذا النوع من الأدلة:
الأول عن طريق الذكاء الاصطناعي، حيث تقوم بتحميل مجموعة من المستندات المرجعية في سيناريوهات مشابهة ويتولى الذكاء الاصطناعي تحديد القواعد والسياسات القانونية التي تطرقنا اليها في هذا المقال تلقائياً في بضع نقرات.
والثاني: هو انشاء دليل الإجراءات من الصفر يدوياً عن طريق تعريف كل قاعدة يدوياً بكل ما يخصها كما وضحنا في المثال بالأعلى. وبالنهاية الشكل النهائي سيكون واحد بغض النظر عن طريقة بناءه
ختاماً
البعض سيطلق على هذه العملية سياسات قياسية موحدة، والبعض الآخر سيطلق عليها دليل الإجراءات، وكلاً المعسكرين محق بعض الشيء حيث أنهما متداخلان بشكل كبير، ولكن بعد قراءة هذ المقال نتمنى أن تكون لديكم صورة أوضح عن كل مفهوم منهما، وفيما يُستخدم، فالمسمى ليس هو موضع الخلاف بقدر ما هو تحقيق أهداف المؤسسة أياً يكن الإجراء المستخدم.
للتعرف أكثر على دليل الإجراءات القانونية كحل قانوني متكامل، يرجى تعبئة طلب التجربة المجانية وسيتواصل معكم أحد ممثلينا بأسرع وقت.
