ما هي مصفوفة توزيع المسؤوليات RACI وكيف تطبقها داخل الفريق القانوني؟

تقريبًا تمر معظم الفرق القانونية بمرحلة من الفوضى عند توزيع المهام، خاصة في أوقات ضغط العمل، حيث لا يكون واضحًا من المسؤول عن ماذا. وفي كثير من الأحيان تتفاقم المشكلة مع تكليف أشخاص بمهام متعددة في آنٍ واحد، دون تحديد دقيق للأدوار، أو وجود شخص مسؤول عن المراجعة أو اتخاذ القرار النهائي. وينعكس ذلك على شكل تداخل في المسؤوليات، وتأخير في الإنجاز، وغياب خطوات واضحة لتسليم واستلام المهام داخل الفريق.

إذا مررت بهذه التجربة من قبل، فالحل يكمن في مصفوفة توزيع المسؤوليات RACI. وهو ما سنناقشه في السطور التالية.

ما هي مصفوفة توزيع المسؤوليات RACI؟

مصفوفة توزيع المسؤوليات (RACI) تُعرف أيضًا بمصفوفة المسؤوليات والصلاحيات أو مصفوفة تعيين المهام، وهي أداة تنظيمية تُستخدم لتحديد الأدوار والمسؤوليات داخل الفريق القانوني بشكل واضح لكل مهمة أو إجراء.

تعتمد هذه المصفوفة على أربعة عناصر رئيسية يُرمز إليها بـ RACI

• R (Responsible): المسؤول عن تنفيذ المهمة
• A (Accountable): المسؤول عن اعتماد النتيجة النهائية واتخاذ القرار
• C (Consulted): من يتم الرجوع إليه لأخذ الرأي أو المشورة
• I (Informed): من يجب إطلاعه على تقدم المهمة أو نتائجها

لماذا تحتاجها الفرق القانونية تحديدًا؟

ففي سير العمل القانوني لا تقتصر المشكلة على تنفيذ المهام بحد ذاتها، بل تمتد أيضاً إلى وضوح من يتحمل مسؤوليتها. ومع تعدد القضايا وتشابك الأدوار داخل الفريق، يؤدي غياب هذا الوضوح إلى تأخر في الإنجاز وتداخل في المسؤوليات.

هنا تأتي مصفوفة RACI كأسلوب عملي يهدف إلى تنظيم سير العمل وتقليل المخاطر المرتبطة به، من خلال:

• تحديد المسؤوليات بشكل واضح، بحيث يكون واضحاً من ينفّذ ومن يراجع ومن يتخذ القرار
• تحسين التعاون والتواصل بين أفراد الفريق، وحتى مع الفرق الأخرى عند الحاجة
• تسريع إنجاز المهام عبر تقليل التردد والتداخل في الأدوار
• الحد من تكرار العمل أو التخبط الناتج عن توزيع غير واضح للمهام

كيف تعمل مصفوفة توزيع المسؤوليات داخل الفريق القانوني؟

تُستخدم مصفوفة RACI كإطار عملي لتنظيم سير العمل، بحيث يكون لكل مرحلة في المهمة مسؤول واضح.

على سبيل المثال، عند إعداد عقد:

• المحامي المتدرب (R) يتولى الصياغة الأولية
• المحامي (C) يُستشار عند الحاجة خلال الصياغة
• المستشار (I) يكون على اطلاع بسير العمل
• المدير القانوني (A) هو المسؤول عن الاعتماد النهائي

أما في مهمة مراجعة العقد:

• المحامي (R) يتولى المراجعة القانونية
• المستشار (C) يُستشار في النقاط المتقدمة
• المحامي المتدرب (I) يكون على اطلاع بالتعديلات
• المدير القانوني (A) يظل مسؤولًا عن الاعتماد

بهذا الشكل، تكون كل مرحلة واضحة من حيث المسؤولية، دون تداخل أو تكرار في العمل.

كيف تبدو مصفوفة RACI؟

يوضح الجدول التالي شكل مصفوفة RACI بشكل مبسط:

يعرض هذا النموذج توزيع الأدوار على نفس المثال السابق، بحيث يوضح لكل مهمة من هو المسؤول عن التنفيذ (R)، ومن يعتمد النتيجة (A)، ومن يُستشار (C)، ومن يتم إطلاعه (I).

كيف تبني مصفوفة توزيع المسؤوليات؟

لبناء مصفوفة RACI بشكل سليم داخل الفريق القانوني، لا نحتاج لأكثر من أربع خطوات يمكن تلخيصها كما يلي:

1. تحديد المهام

ابدأ بتحديد المهام أو المراحل الرئيسية للعمل، مثل: إعداد مسودة عقد، مراجعته، التفاوض عليه، واعتماده. فالهدف النهائي هنا هو تقسيم العمل إلى خطوات واضحة يمكن تتبعها.

2. تحديد الأدوار داخل الفريق

حدّد جميع الأطراف المشاركة في تنفيذ العمل، مثل: محامي متدرب، محامي، مستشار قانوني، مدير قانوني. هذا يضمن أن كل دور سيكون له موقع واضح داخل المصفوفة.

3. توزيع الأدوار (R / A / C / I)

قم بتعيين دور كل فرد في كل مهمة:

• من المسؤول عن التنفيذ (R)
• من يعتمد النتيجة (A)
• من يُستشار (C)
• من يتم إطلاعه (I)

بحيث يكون لكل مهمة مسؤول واضح عن تنفيذها، وشخص واحد فقط يتحمل مسؤولية اعتمادها.

4. مراجعة التداخل والتكرار

وفي النهاية راجع المصفوفة للتأكد من عدم وجود تضارب في الأدوار، مثل وجود أكثر من مسؤول عن نفس المهمة، أو غياب الشخص المسؤول عن للاعتماد. وهذه الخطوة ضرورية لمنع حدوث أي أخطاء قبل التنفيذ

كيف يسهم برنامج إدارة المشاريع القانونية من شورى في تطبيق مصفوفة RACI؟

كما ناقشنا أعلاه، تعتمد مصفوفة RACI على أربع خطوات رئيسية. ومن خلال إدارة المهام ضمن برنامج إدارة المشاريع القانونية في شورى، يمكن تطبيق نفس المنهجية بشكل عملي داخل سير العمل القانوني:

تحديد المهام: 

يتم ذلك عبر إنشاء مهمة جديدة وتحديد نوعها وعنوانها، مما يساعد على تحويل كافة المهام إلى وحدات واضحة وقابلة للإدارة.

تحديد الأدوار:

يمكن تعيين المهمة لأفراد محددين داخل الفريق، أو مشاركتها مع أكثر من طرف حسب الحاجة، مع تحديد مدة التنفيذ لكل مهمة.

توزيع الأدوار (R / A / C / I):

يتم ذلك من خلال تفاصيل المهمة، بحيث يكون واضحًا دور كل فرد في تنفيذ المهمة أو مراجعتها أو اعتمادها.

مراجعة التداخل والتكرار:

من خلال متابعة المهام وتحديث حالتها، يمكن اكتشاف أي تضارب في الأدوار أو تكرار في العمل ومعالجته مبكرًا

هل هناك نقاط ضعف لمصفوفة توزيع المسؤوليات؟

نعم بالطبع، فكما هناك نقاط للقوة توجد كذلك نقاط للضعف تتمثل في:

الاعتماد المفرط عليها

هي أداة وُجدت لتحسين سير العمل، ولا ينبغي اعتبارها الطريقة الوحيدة لإدارة العمل أو اتخاذ القرار، بل استخدامها بشكل واضح ومحدد ضمن السياق يغني عن هذه الإشكالية.

صعوبة تطبيقها في البيئات شديدة الديناميكية

قد يصعب الاعتماد عليها بشكل كامل في بيئات العمل التي تتغير فيها المهام والأدوار بشكل مستمر، حيث يصعب استخدام نموذج ثابت وسط هذا التغير.

الأدوار المتداخلة أو غير المفهومة داخل الفريق

وهذا لا يُعد عيبًا في المصفوفة بحد ذاتها، بل في طريقة تطبيقها. ومن الأمثلة على ذلك:

• تعيين أكثر من شخص كـ (R) لنفس المهمة، مما يؤدي إلى تكرار العمل أو في أسوأ الحالات تجاهلها
• أو الجمع بين دوري (A) و (I) بشكل غير واضح 

وفي الختام

تبقى مصفوفة توزيع المسؤوليات منهجية مبسطة وواضحة لإدارة سير العمل القانوني، يمكن تطبيقها بسهولة مهما كان حجم الفريق. لكن يبقى التحدي في تطبيقها بشكل صحيح وتحقيق الاستفادة القصوى منها، بما يضمن الوصول إلى النتيجة النهائية المتفق عليها، وهي إتمام العمل ضمن الإطار الزمني المحدد وبالجودة المطلوبة.